1. Wie zijn wij?
Zorggroep Maatjeshof is een zorgaanbieder die wonen, begeleiding en dagbesteding biedt aan mensen met een verstandelijke beperking. We verwerken persoonsgegevens van cliënten, vertegenwoordigers, medewerkers, leveranciers en bezoekers van onze website. We gaan zorgvuldig met die gegevens om en beveiligen ze.
Zorggroep Maatjeshof, Buorren 2, 9221 TA Rottevalle
KvK 97390666
E-mail: info@zorggroepmaatjeshof.nl
2. Functionaris Gegevensbescherming (FG)
We hebben een Functionaris Gegevensbescherming. Die houdt toezicht op hoe we de AVG toepassen en naleven. Onze FG is Mattheus Ohman. Je bereikt hem via mattheusbv@de5zuilen.nl.
3. Waarom verwerken we je gegevens?
We verzamelen en gebruiken persoonsgegevens om:
- je zorgvraag te beoordelen en passende zorg te bieden;
- de zorgovereenkomst uit te voeren;
- te voldoen aan wettelijke verplichtingen, zoals verslaglegging, indicaties en declaraties;
- in sommige gevallen: op basis van je toestemming, zoals voor foto’s of het overdragen van een dossier;
- ons gerechtvaardigd belang, bijvoorbeeld voor interne analyse of het verbeteren van de kwaliteit.
4. Welke gegevens verwerken we?
Voor zorg en begeleiding verwerken we onder meer:
- naam, adres, geboortedatum en geslacht;
- burgerservicenummer (BSN);
- contactgegevens van jou en eventuele vertegenwoordigers;
- medische en zorginhoudelijke informatie, zoals indicaties, zorgplannen en observaties;
- informatie over je woonsituatie, wettelijke vertegenwoordiging en zorgverzekering;
- declaratie- en factuurgegevens.
5. Hoe beschermen we je gegevens?
Digitaal
- Alleen bevoegde medewerkers hebben toegang tot je gegevens.
- We gebruiken beveiligde systemen met gebruikersrechten, wachtwoorden en VPN.
- We houden software up-to-date en nemen technische beveiligingsmaatregelen.
Op papier
- Papieren dossiers bewaren we in afgesloten kasten en ruimtes.
- Alle medewerkers hebben een geheimhoudingsverklaring getekend.
- Externe partijen, zoals ICT-leveranciers, tekenen ook een geheimhoudingsverklaring en een verwerkersovereenkomst.
6. Bewaartermijnen
Financiële gegevens, zoals declaraties, bewaren we minimaal 7 jaar. Soms bewaren we gegevens langer, tenzij je ons vraagt ze te vernietigen en de wet dat toestaat.
7. Delen met anderen
We delen gegevens alleen met anderen als dat nodig is voor de zorg, of als de wet dat verplicht. Bijvoorbeeld met:
- het zorgkantoor, de huisarts, de apotheek of een GGZ-instelling;
- de gemeente (bij de Wmo), de uitvoerder van de WLZ of de Jeugdwet;
- leveranciers van software, zoals het elektronisch cliëntdossier.
Met deze partijen sluiten we verwerkersovereenkomsten om je gegevens te beschermen.
8. Je rechten
Volgens de AVG heb je deze rechten:
- Inzage. Je kunt je persoonsgegevens opvragen en inzien. Doe een schriftelijk verzoek, graag met een kopie van je identiteitsbewijs.
- Correctie. Kloppen je gegevens niet of zijn ze veranderd? Dan kun je vragen ze aan te passen.
- Verwijderen. Je kunt vragen je gegevens (deels) te verwijderen. Dat kan alleen als er geen wettelijke bewaarplicht geldt.
- Overdragen. Je kunt vragen je gegevens digitaal aan jou of aan een andere zorgaanbieder over te dragen.
- Beperking en bezwaar. Je kunt bezwaar maken tegen een bepaalde verwerking, of vragen een verwerking tijdelijk stop te zetten.
9. Wettelijk vertegenwoordigers
Is een cliënt minderjarig, of staat iemand onder curatele of mentorschap? Dan oefent de wettelijk vertegenwoordiger rechten zoals toestemming en inzage uit.
10. Foto’s en video’s
Gebruiken we foto’s of video’s van cliënten, bijvoorbeeld op de website, in folders of op sociale media? Dan vragen we altijd vooraf schriftelijk toestemming. Je kunt die toestemming op elk moment intrekken.
11. Het contactformulier op de website
Stuur je ons een bericht via het formulier, dan gebruiken we je naam, e-mailadres, en als je die invult je telefoonnummer en je bericht, alleen om je te antwoorden. Je bericht komt binnen per e-mail en wordt ook bewaard op onze eigen webserver, zodat het niet verloren gaat als een e-mail niet aankomt. Dat bewaarde bericht verwijderen we na 3 maanden.
Zet geen medische of andere gevoelige informatie in het formulier. Bel ons liever, dan bespreken we het persoonlijk.
12. Cookies en Google Analytics
De website zet zelf geen cookies. We gebruiken Google Analytics om te zien hoe de website gebruikt wordt, maar alleen als je daar toestemming voor geeft. Zeg je nee, of geef je geen antwoord, dan wordt Google Analytics niet geladen en gaat er niets naar Google. Je keuze kun je altijd wijzigen. Lees meer op de pagina cookies.
13. Datalekken
Vermoeden we een datalek, dan melden we dat direct bij de Autoriteit Persoonsgegevens en bij de betrokkene(n). We hebben een intern meldproces om incidenten snel te vinden en te onderzoeken, zodat het niet opnieuw gebeurt.
14. Vragen of klachten
Heb je vragen, klachten of twijfels over hoe we met je gegevens omgaan? Neem dan contact op met onze FG. Komen we er samen niet uit, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, via autoriteitpersoonsgegevens.nl.
15. Wijzigingen
We kunnen dit privacyreglement aanpassen. De actuele versie staat altijd op onze website. Bij grote wijzigingen laten we het je weten.